ATELIER DE REVISION ET DE MISE A JOUR DU DASHBOARD NATIONAL DES DONNEES VIH A L’HOTEL LE SUPREME DE GRAND-BASSAM
Le Programme National de Lutte contre le sida avec le soutien technique et financier de EGPAF a organisé un atelier pour réviser et mettre à jour le Dashboard national des données VIH du 1er au 5 novembre 2023 à l’hôtel le SUPREME de Bassam. Cet atelier avait pour objectif principal d’améliorer le partage d’information et de garantir une utilisation continue des données pour la prise des décisions stratégiques liées à la prise en charge. C’est surtout de passer en revue tous les indicateurs du Dashboard, de revoir les types de présentations des indicateurs dans le Dashboard, d’actualiser la matrice de collecte de données, de renseigner les données dans la matrice actualisée et enfin de mettre à jour le Dashboard avec les données de la matrice actualisée.
Après l’ouverture par Dr Bohoussou Simplice du service soins et traitement du PNLS, il y a eu plusieurs présentations dont:
-Les termes de référence et le Dashboard logé sur le site du PNL dans son format actuel sont présentés par M. Souaré OUSMANE du PNLS. Le Dashboard est accessible à tous sans de mot de passe sur (pnls-ci.com) selon le circuit suivant : Données -Tableau de bord.
-Derick OUATTARAD a présenté De la collecte à la visualisation des données actualisées sur le site du PNLS : étapes, acteurs, forces et faiblesses. Cet outil permet d’améliorer l’offre de soins du sida en terme de prise en charge.
– M. Brinvo Kouamé de EGPAF a présenté les recommandations du PNLS découlant de dernière rencontre.
Les discussions des méthodes de calcul des indicateurs découlant des sessions ont permis de mettre à jour les mesures servant à calculer les valeurs des indicateurs dans le Dashboard, dans le fond. Et dans la forme, les instructions sur les méthodes de calcul et des données disponibles ont été actualisées sur la page d’accueil et la page du résumé du Dashboard.
EGPAF a procédé à la transition du Dashboard en expliquant au PNLS les tâches qui lui incombent désormais en tant qu’ administrateur principal du tableau de bord. Pour la transition, il faudra prévoir 4 020 000 F Cfa pour l’achat des licences et une session de mise à niveau en Power Bi pour l’équipe du PNLS. Après 2 ans, le PNLS prendra en charge les coûts de fonctionnement du Dashboard.
1- Etape de mis à jour du tableau de bord
| Activités | Action | Responsable |
| Consolidation des données disponibles dans le DHIS2 avec les CSE | Réviser des données saisies dans DHIS2 avec les CSE Faire le point de la complétude des donnéesCorrection des erreurs | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) |
| Suivi de la transmission des données consolidée du DHIS2 au PNLS par la DIS | Extraire les données consolidées à partir de TCD et les vérifierTransmettre les données au PNLS | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (Mme KOUAME, M. BAMOUNI) |
| Collecte des données des CHU et établissements spécialisés dans la matrice | Collecter et vérifier les données des CHU et établissements spécialisés. | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) |
| Compilation des données et renseignement de la matrice | Reverser les données d’estimation et toutes les autres données collectées dans la matrice Vérifier la conformité des données de la matrice (Cellule vide, nombre à virgule, unités d’organisations inconnues ou modifiées…) Partager les fichiers finaux à l’équipe informatique Générer les fichiers mensuels CSV Corriger les fichiers unités d’organisations et indicateurs au besoin | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) |
| Transfert des données dans le SharePoint | Charger les fichiers dans le dossier SharePoint | Service informatique (M. YEO Daouda) |
| Analyse et validation des données du tableau de bord | Actualiser le fichier pbix avec les données chargées dans SharePoint pour générer un draft du tableau de bord Vérifier les données importées (check sur les variations, check sur la complétude des données, check sur l’exhaustivité des sites) Vérifier les visuels et les valeurs calculées du tableau de bord Actualiser les textes et logos au besoin | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME), le Service informatique (M. YEO Daouda) et le Service communication (KANGAH Jeanne) |
| Validation programmatique du tableau de bord | Vérifier et valider les données avec l’équipe du programme Approuver la mise à jour du tableau de bord sur le site web | Equipe programme (Dr BOHOUSSOU, Mlle COULIBALY Assita) Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) |
| Mise à jour du tableau de bord du site Web du PNLS | Actualiser les dates de mises à jour dans les visuels du tableau de bord Actualiser le tableau de bord dans le Power BI Service Vérifier la prise en compte des vérifications sur le site du PNLS Communiquer sur les mises à jour du tableau de bord | Service informatique (M. YEO Daouda) et Service communication (Mlle KANGAH Jeanne) |
*Les noms en gras représentent les responsables par activités
2- Procédure
| Activités | Responsable | Délai |
| Consolidation des données disponibles dans le DHIS2 avec les CSE | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) | 60 jours après la fin du trimestre |
| Suivi de la transmission des données consolidée du DHIS2 au PNLS par la DIS | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (Mme KOUAME, M. BAMOUNI) | 1 semaine |
| Collecte des données des CHU et établissements spécialisés dans la matrice | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) | 1 semaine |
| Compilation des données et renseignement de la matrice | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) | 1 jour |
| Transfert des données dans le SharePoint | Service informatique (M. YEO Daouda) | 1 jour |
| Analyse et validation des données du tableau de bord | Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME), le Service informatique (M. YEO Daouda) et le Service communication (KANGAH Jeanne) | 2 jours |
| Validation programmatique du tableau de bord | Equipe programme (Dr BOHOUSSOU, Mlle COULIBALY Assita) Membre de l’équipe suivi-évaluation (Assistant suivi-évaluation) du PNLS qui participe à la consolidation des données (M. BAMOUNI, Mme KOUAME) | 1 jour |
| Mise à jour du tableau de bord du site Web du PNLS | Service informatique (M. YEO Daouda) et Service communication ( KANGAH Jeanne) | 1 jour |
3- Calendrier de mise à jour
| Activités | Jour 0 | Jour 1 | Jour 2 | Jour 3 | Jour 4 | Jour 5 | Jour 6 | Jour 7 | Jour 8 | Jour 9 | Jour 10 | Jour 11 |
| Consolidation des données disponibles dans le DHIS2 avec les CSE | ||||||||||||
| Suivi de la transmission des données consolidée du DHIS2 au PNLS par la DIS | ||||||||||||
| Collecte des données des CHU et établissements spécialisés dans la matrice | ||||||||||||
| Compilation des données et renseignement de la matrice | ||||||||||||
| Transfert des données dans le SharePoint | ||||||||||||
| Analyse et validation des données du tableau de bord | ||||||||||||
| Validation programmatique du tableau de bord | ||||||||||||
| Mise à jour du tableau de bord du site Web du PNLS |
La clôture s’est faite par M. NOE de la DIS qui a remercié tout les participants pour le travail abattu et spécialement EGPAF pour son apport et son soutien sans faille.